29 | Mieux gérer son temps quand on court constamment après le temps

Pourquoi est-ce important de savoir gérer son temps ? 

Tout d’abord, en mieux gérant son temps, on est moins stressé. De plus, on a l’impression d’avoir plus de temps, ce qui nous permet d’aller faire des activités déstressantes.

Alors premier conseil, c’est de commencer à tracker votre temps avec une application comme Toggle. Au bout d’une ou deux semaines, vous aurez un inventaire de comment vous passez votre temps, ce qui vous permettra de mieux vous organiser.

Avoir une gestion de temps est essentiel

Par exemple quand il y a trop à faire et pas assez de temps. Les lois que je vais vous présenter décrivent des situations quotidiennes et comment y faire face. 

La loi de Murphy

La première loi que j’aimerais vous présenter est la loi de Murphy qui dit que tout ce qui peut mal se passer va mal se passer.

Donc quand vous êtes dans une situation où vous avez trop de choses à faire, faites une liste de tout ce qui vous vient en tête, pour que vous puissiez créer un plan d’action.

Et s’il y a vraiment trop de choses et pas assez de temps, soyez réalistes. Supprimez et déléguez tout ce qui ne sera pas possible à faire.

Pendant que vous êtes dans le rush, respirez (chose qu’on oublie souvent de faire).

La deuxième chose est de faire les choses les plus désagréables en premier. Souvent, nous créons une tension à l’intérieure de nous parce que nous repoussons une tâche que nous percevons comme désagréable. Donc commencez par ces tâches désagréables, et vous serez beaucoup plus efficaces pour le reste de votre journée.

Vous avez des moments de la journée où vous êtes le plus branchés au niveau du cerveau. C’est durant ces moments que vous êtes le efficaces et concentrés. Si vous avez de la flexibilité au niveau de votre horaire, répartissez vos tâches autour de ces heures de pointe.

Par exemple, le matin je suis dans un flow constant. Et si je me mets directement aux tâches difficiles, je sais que je serais hyper productive. Alors que si j’attendais l’après-midi pour m’y mettre, je n’avancerais pas du tout.

Ensuite, n’attendez pas d’être inspirez pour commencer. L’inspiration peut venir en travaillant.

Puis, planifiez un temps maximum pour une tâche et tenez-vous y. Ceci fait référence à la loi de Parkinson, qui dit qu’une tâche prendre autant de temps que vous avez à disposition pour l’accomplir.

Donc si vous vous donnez une journée pour accomplir une tâche, cela prendra effectivement une journée. Alors que si vous vous donnez deux heures, vous vous donnerez les moyens d’accomplir cette tâche en deux heures (tout en restant réalistes évidemment).

 La loi de Hofstadter

Au même moment, en citant la loi de Hofstadter, les tâches prendront toujours plus de temps que vous avez prévu. Donc prévoyez une marge de manœuvre pour vos tâches. Pour vous donner un petit conseil, rajoutez toujours 20% de temps à vos tâches.

Et pour accomplir des tâches avec le plus d’efficacité possible, en vous laissant à la fois assez de temps pour l’accomplir, il faut laisser tomber le perfectionnisme.

Une tâche doit être faite, pas forcément bien faite. Tout ne doit pas être parfait. Bien sûr il est important de faire du bon travail. Mais dans le perfectionnisme, une personne peut rester coincée dans des détails insignifiants.

La loi de Pareto

Pour se détacher du perfectionnisme, visez de faire du 80% plutôt que du 100%. Ceci fait référence à la loi de Pareto, qui dit que 20% du travail produisent 80% des résultats. Si vous vous perdez dans les détails, revenez à cette loi.

• Priorisez ce qui est important
• Déléguer les tâches qui ne sont pas indispensables
• Dites non

 La loi de Carson

Parfois, quand on a pas assez de temps, nous pratiquons le multi-tasking. Certaines tâches peuvent être faites en même temps. C’est le cas de tâches automatiques. Par exemple être au téléphone et plier la lessive.

Mais lorsqu’on observe une personne qui fait tout en même temps, on s’aperçoit de plusieurs choses.

Moins la personne a de temps, plus elle devient précise dans la séquence.

La personne va planifier la séquence d’exécution des tâches. Elle prend le temps pour décider de la meilleure stratégie d’exécution.

Quand elles exécutent, elles se concentrent sur une seule tâche à la fois et sont très précises.

La loi de Carson nous dit qu’une tâche sera plus efficace si on l’exécute en bloc, plutôt que de l’éparpiller dans la journée.

Et qu'en est-il des pauses? 

Est-ce que nous sommes plus efficaces en prenant des pauses ?
Oui ! Au-delà d’un certain seuil de temps, la productivité décroit, voire devient négative.

Nous avons tous besoin de vraies pauses. Par exemple en prenant 5 minutes pour se lever, respirer, bouger.

Ce qui a fonctionné le mieux pour moins est de limiter le temps que je prends pour mes tâches et de diminuer mes attentes.

Points clés à garder en tête

Ce n’est pas parce que votre téléphone sonne, vous n’êtes pas obligés de répondre tout de suite.

Organisez votre boite mail. Regardez votre boite mail 1-2 fois par jour au maximum.

Organisez-vous des plages horaires pour vérifier vos mails et vos messages, pour que vous puissiez vous mettre dans une tâche à fond, sans distraction. 

Faites un travail de tri et de gestion des autres. Faites un exercice d’observation de vos relations sociales. Quelles relations vous apportent quelque chose, et lesquelles vous font perdre votre temps ? Qui vous plombe, et qui vous redonne de l’énergie ? Est-ce que vous appréciez sincèrement les échanges avec ces personnes ? Si ces relations étaient aussi pompantes en énergie, quel est l’avantage à maintenir ces relations ?